เคยไหมที่เสียเวลานั่งประชุมกันเกือบตลอดวัน แต่การประชุมนั้นไม่สามารถสรุปอะไรได้เลย ยิ่งประชุมเยอะพนักงานก็ยิ่งรู้สึกเบื่อหน่าย ผลลัพธ์ไม่ได้ งานไม่เดิน แถมปัญหาก็ยังคงอยู่ เกิดความซ้ำซากจำเจกับการพูดคุยเรื่องเดิมๆ แบบวนลูป เรามาลองดูเทคนิกที่ช่วยให้การประชุมกระชับ และยกระดับเวลาที่สูญเสียไปนั้นให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นกันค่ะ
สาเหตุหลักที่ทำให้การประชุมขาดประสิทธิภาพ
ผู้เขียนเชื่อว่า หลายคนที่ทำงานอยู่ในองค์กรต้องเคยรู้สึก หรือเจอกับปัญหาเหล่านี้จนเริ่มเอือมระอา และเมื่อมีการเรียกประชุมก็ทำให้รู้สึกว่า ไม่อยากเข้าประชุมเอาเสียเลย หากเราลองวิเคราะห์กันดูเล่นๆ ก็น่าจะเกิดมาจากสาเหตุหลักดังต่อไปนี้
- วัตถุประสงค์ของการประชุมไม่ชัดเจน
สิ่งสำคัญของการประชุมคือต้องมีการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน แต่หลายครั้งพบว่ามีความคลุมเครือ หัวข้อและเนื้อหาของการประชุมไม่ได้มีความสอดคล้องกัน หรือไม่มีการกำหนดวาระการประชุมที่แน่นอน เกิดการเลี้ยวออกนอกเส้นทางบ่อยครั้ง กว่าจะตบกลับเข้ามาได้ก็หมดเวลาไปเสียก่อน ทำให้ต้องเสียเวลาในการนัดหมายเพื่อพูดคุยเรื่องเดิมกันอีกครั้งแบบไม่จบสิ้น เป็นแบบนี้บ่อยๆ ก็คงไม่ดีแน่ๆ
- ไม่มีการนัดหมายทีมงานที่เกี่ยวข้องมาก่อนล่วงหน้า
การประชุมที่ไม่ได้มีการนัดหมายทีมงานที่เกี่ยวข้องมาก่อนล่วงหน้า หรือไม่มีการตรวจสอบเวลาของทีมงานมาก่อน อาจทำให้เกิดปัญหาผู้เกี่ยวข้องเข้ามาไม่ครบถ้วนเมื่อถึงเวลาประชุมจริง ทำให้เกิดข้อตกลง หรือการสรุปผลที่ไม่สมบูรณ์ และเสียเวลาของผู้ที่เข้าร่วมท่านอื่น ที่ได้แสดงความคิดไปแล้ว แต่กลับกลายเป็นว่าสิ่งเหล่านั้นยังไม่ได้รับการพิจารณา และอาจทำให้ต้องนัดประชุมใหม่อีกครั้งในครั้งถัดไปนั่นเอง
- เรียกประชุมแต่ไม่เปิดรับฟังความคิดเห็น
หลายองค์กรน่าจะเจอปัญหานี้บ่อยครั้ง เมื่อการเรียกประชุมเปรียบเสมือนการเรียกมาแค่สั่งงาน หรือแค่เพียงให้ทุกคนเข้ามาร่วมรับฟังการตัดสินของใครคนใดคนหนึ่งแค่เพียงทางเดียว ทำให้ไม่เกิดการพิจารณาร่วมกัน และเกิดสภาพแวดล้อมในการประชุมที่แลดูหม่นๆ ปนสีเทาๆ สุดท้ายการประชุมนั้นก็จบลงที่การดำเนินการในแบบเดิมของเรื่องเดิม ก่อให้เกิดความเบื่อหน่ายส่ายหน้าของสมาชิกผู้เข้าร่วมวง และทำให้มีการหลีกเลี่ยงการเข้าประชุมในครั้งถัดไป
- ไม่มีการสรุปผลการประชุมที่เด็ดขาด
หลายครั้งหลายทีที่เราพบว่า ประชุมดำเนินเสร็จสิ้นไปแล้ว แต่ยังไม่มีการตัดสินใจใด ๆ เกิดขึ้น ข้อสรุปในบันทึกการประชุมมีความคลุมเครือไม่ชัดเจน ผู้เข้าร่วมประชุม หรือผู้มีอำนาจไม่ได้ตัดสินใจในเรื่องนั้นในแนวทางที่ชัดเจน และอาจทำให้ทีมงานเกิดความสับสนมากยิ่งขึ้นหลังจากการประชุม และเมื่อนำไปปฎิบัติหรือแก้ปัญหา ก็มีโอกาสที่จะทำให้ปัญหานั้นหนักกว่าเดิม หรือกระจัดกระจายกันไปคนละทิศละทาง ท้ายที่สุดแล้วก็ไม่สามารถแก้ไขปัญหา หรือบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรที่วางไว้ได้ไปด้วยกัน
จากปัญหาต่างๆ ที่เราได้เจอเมื่อการจัดการประชุมกลายเป็นประหนึ่งปัญหาโลกแตกที่ทุกองค์กรมักจะเลี่ยงไม่ได้ เพราะฉะนั้น จะจัดประชุมทั้งที มันต้องมีประสิทธิภาพ ควบคู่ไปกับประสิทธิผล หากยังคิดออก บอกไม่ได้ว่าจะทำอย่างไร ลองมาดู 6 เทคนิคที่ช่วยเปลี่ยนบรรยากาศในการชุมให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นกันดูค่ะ
- ส่งอีเมล์สำหรับหัวข้อหรือเรื่องที่ต้องการจัดประชุม ให้กับทีมงานทราบล่วงหน้า
การส่งอีเมล์ (Email) ไปยังทีมงานที่เกี่ยวข้องล่วงหน้า เสมือนหนึ่งเป็นการแจ้งให้ทุกคนรับทราบว่า เรื่องที่เรากำลังจะมีประชุมนั้น มีความเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไร แต่ละฝ่ายจะต้องเตรียมข้อมูลมาอย่างไร เพื่อให้ตรงกับความต้องการของการประชุม ทั้งนี้เพื่อเป็นการลดเวลาในการค้นหาข้อมูลในระหว่างการประชุม หรือลดความสับสนของหัวข้อที่ไม่มีความชัดเจน นั่นเองค่ะ
- ตรวจสอบเวลาของทีมงานที่เกี่ยวข้องให้ตรงกันก่อนทำการนัดประชุม
ก่อนมีการเรียกประชุม เลขาฯ หรือทีมงานควรมีการตรวจสอบเวลาในช่วงเวลาที่ผู้เกี่ยวข้องมีความสะดวกตรงกัน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมครบองค์ประชุมในการเข้ามารับฟังและสรุปผลร่วมกัน เพื่อลดปัญหาของการนัดบอด หรือการสูญเสียเวลาที่จะต้องนัดกันใหม่อีกครั้งในเรื่องเดิม
- กำหนดวาระการประชุม (Agenda) ให้ชัดเจน
การกำหนดวาระการประชุม หรือ Agenda เป็นเรื่องที่สำคัญมากสำหรับการจัดประชุมในแต่ละครั้ง ควรมีกำหนดให้ชัดเจนว่าการประชุมดังกล่าวนั้น ต้องการให้มีการพูดคุยถึงเรื่องอะไร อย่างไรบ้าง เพื่อให้ง่ายต่อการเตรียมข้อมูล การประชุมสามารถเข้าสู่ประเด็นได้ตรงตามที่ต้องการ ไม่ยืดเยื้อ เป็นไปตามวัตถุประสงค์ และมีแนวโน้มที่จะจบได้ทันเวลาอีกด้วย
- ให้สมาชิกนำเสนอไอเดียมาล่วงหน้าก่อนมีการประชุม
การให้สมาชิกที่เกี่ยวข้อง ได้มีการเสนอไอเดียมาล่วงหน้าก่อนการเข้าประชุมจริง เป็นการแชร์ไอเดียกันล่วงหน้า เปรียบเสมือนการเตรียมความพร้อมเพื่อลดเวลาการประชุมให้สั้นลง และเข้าสู่การสรุปในเรื่องนั้นๆ ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
- สร้างบรรยากาศในการเปิดรับฟังความคิดเห็น
การเปิดรับฟังความคิดเห็นในวงประชุมช่วยทำให้เกิดการนำเสนอไอเดียสร้างสรรค์ หรือเกิดสิ่งใหม่ เพื่อนำไปสู่เป้าหมายที่สำเร็จร่วมกันได้ และทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกว่า ความคิดตนเองก็มีความสำคัญกับองค์กรเช่นกัน และเมื่อไอเดียเหล่านั้นถูกเปิดรับและนำไปปรับใช้ ก็ยิ่งทำให้พวกเขามีความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร แต่มีข้อแม้ว่า สิ่งที่นำเสนอต้องมีความเกี่ยวข้องกับเรื่องที่กำลังพูดคุยในที่ประชุม เพื่อป้องกันการหลุดออกนอกประเด็น หรือเกินจากเวลาที่กำหนด
- มีการจัดทำสรุปที่ชัดเจน และสามารถติดตามผลได้
การประชุมที่ดี ควรมีการจัดทำสรุปสิ่งที่ได้ หรือที่เรียกกันว่า MoM : Minutes of Meeting หากมีหัวข้อที่ต้องการให้ทีมงานไปดำเนินการต่อ ควรระบุผู้รับผิดชอบและระยะเวลาในการดำเนินการให้เสร็จสิ้นให้ชัดเจน เพื่อลดปัญหาการเรียกประชุมใหม่ และเพื่อให้ผู้เข้าร่วมรับทราบและใช้อ้างอิงสำหรับการดำเนินงานได้ต่อไป
เพราะเวลาทุกนาทีมีค่า ไม่มีใครอยากเสียเวลามานั่งประชุมกันแบบไม่เกิดประโยชน์ เพราะฉะนั้น หากต้องการให้การประชุมมีสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นในครั้งถัดไป ก็ลองนำ 6 เทคนิคที่เสนอให้ไปปรับใช้กันดูนะคะ